Бухгалтерское обслуживание: 8 этапов проведения + 5 правил

Бухгалтерское обслуживание

Бухгалтерское обслуживание: 8 этапов проведения + 5 правил

Организация бухгалтерского обслуживания – это обязательное условие деятельности каждого бизнесмена. Любое предприятие или индивидуальный предприниматель, независимо от того, работают ли они, и прибыльна ли их деятельность, должны вести учет и своевременно сдавать отчетность.

Санкции за нарушение правил учета существенны и могут поставить под угрозу само существование бизнеса. Юридическое лицо, которое в течение года не сдает отчетность и не проводит операций по банковскому счету, признается фактически прекратившим свою деятельность, то есть недействующим.

Но дело не только в санкциях, бухгалтерский учет нужен и самому собственнику бизнеса. Деньги любят счет, и это не просто расхожая фраза.

Именно бухгалтерский учет, как система сбора информации об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях предпринимателя, дает представление об эффективности его деятельности в денежном выражении.

Финансовый анализ, маркетинговая политика, привлечение инвестиций или заемных средств, оценка целесообразности использования ресурсов и сама перспектива развития бизнеса строятся на базе данных бухгалтерского учета. Обеспечить качественное бухгалтерское обслуживание необходимо, прежде всего, в интересах самого владельца предприятия.

Что включает в себя бухгалтерское обслуживание?

Прежде чем подобрать подходящий вам вариант бухгалтерского обслуживания, стоит разобраться в том, что входит в это понятие. В первую очередь, это:

  • организация учета уставного капитала, основных средств, нематериальных активов, производственных запасов, денежных средств, другого имущества и обязательств организации;
  • составление и систематизация первичных документов;
  • ведение регистров бухгалтерского учета;
  • составление и сдача бухгалтерской отчетности и баланса;
  • разработка и внедрение учетной политики и т.д.

Ведение бухгалтерского учета обязательно только для организаций, индивидуальные предприниматели могут его не вести, но это не означает, что они не нуждаются в бухгалтерском обслуживании.

Все налогоплательщики, то есть и юридические, и физические лица в обязательном порядке должны вести налоговый учет.

Формирование налоговой базы и расчет налогов к выплате тоже строятся на базе первичных документов, а значит, и здесь необходим учет и сбор информации о деятельности налогоплательщика.

Требует учета и движение денежных средств, а это ведение банковских документов при безналичных расчетах и кассовых – при работе с наличными деньгами.

Наконец, всем работодателям необходим кадровый учет: расчет зарплаты, больничных листов, отпускных, страховых взносов, удержание подоходного налога, сдача специальной отчетности за работников в фонды.

Все перечисленное можно назвать необходимым минимумом бухгалтерского обслуживания.

К дополнительным бухгалтерским услугам относят консультации по налогообложению, контроль дебиторской задолженности, аудиторские заключения, помощь в прохождении налоговых проверок, анализ договоров на налоговые риски и др.

Как видите, объем работы большой, и кто-то должен этим заниматься. А можете ли вы, как владелец бизнеса, со стороны оценить трудоемкость бухгалтерского труда? Ведь от этого зависит стоимость и вариант бухгалтерского обслуживания.

Какие варианты бухгалтерского обслуживания существуют?

Когда-то вопрос выбора варианта бухгалтерского обслуживания даже не возникал.

Бухгалтером мог быть только штатный специалист и, чаще всего, это был целый бухгалтерский отдел.

Но черные нарукавники и деревянные счеты уже ушли в прошлое, так же как и привязка деятельности бухгалтера к стационарному рабочему месту.

Сейчас бухгалтерское обслуживание возможно из любой точки, где есть компьютер, подключенный к Интернету.

Все виды полноценного учета и отчетности уже давно ведутся с помощью компьютерных программ, самой известной из которых является 1С «Предприятие».

Этой системой учета пользуются более миллиона российских предприятий.

Можно выделить следующие варианты бухгалтерского обслуживания:

  • штатный бухгалтер, работающий в вашем офисе;
  • удаленный специалист, ведущий бухгалтерию дистанционно;
  • аутсорсинг бухгалтерских услуг;
  • специализированные онлайн-сервисы.

Ниже мы рассмотрим их подробнее, а сейчас попробуем разобраться в том, как оценить объем необходимого вам бухгалтерского обслуживания. Учитывать здесь надо несколько факторов, например, такие как:

Разнообразие видов деятельности вашего бизнеса. Бухгалтер, как и любой профильный работник, часто имеет свою специализацию.

Например, для участия в госзакупках желательно подобрать специалиста, имеющего опыт работы с бюджетом, а для внешнеэкономической деятельности – знакомого с таможенными процедурами.

Найти бухгалтера, равно хорошо разбирающегося во всех сферах деятельности и участках бухучета, непросто, а значит, придется обращаться к нескольким специалистам.

Система налогообложения, на которой вы работаете. Рассчитать авансовые платежи и единый налог на УСН Доходы в состоянии и бухгалтер-новичок. Совсем другое дело – работа на общей системе налогообложения, где нужно знать все тонкости учета прибыли и администрирования НДС.

Активность вашей деятельности, которая выражается в количестве и частоте хозяйственных операций, то есть действий, изменяющих соотношение ваших доходов и расходов.

Количество работников. Чем больше у вас работников, тем больше труда бухгалтера потребуется на кадровый учет, выплату зарплаты и взносов, оформления отпусков, больничных, декретных, сдачи отчетности.

Теперь, когда вы имеете представление, из чего складывается объем бухгалтерского обслуживания, можно вернуться к рассмотрению его вариантов.

Особенности вариантов бухгалтерского обслуживания

  1. Штатный бухгалтер – это специалист, работающий у вас в офисе на полную занятость или по совместительству. В декабре 2014 года в среднем по России зарплата бухгалтера составила около 24 тыс. рублей, а главного бухгалтера – 40 тыс. рублей.

    Кроме заработной платы работодатель за свой счет выплачивает за бухгалтера страховые взносы во внебюджетные фонды (в размере 30% от выплат работнику).

    Как и каждому работнику, штатному специалисту нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск, оплату больничного листа, декретные выплаты (при необходимости).

    Ведение бухгалтерии у вас в офисе потребует создания технических условий: компьютер, подключенный к интернету, оргтехника, офисная мебель, программы для ведения бухучета с обновлением и сопровождением, доступ к консультационно-правовым системам.

  2. Удаленный бухгалтер может быть индивидуальным предпринимателем, оказывающим бухгалтерские услуги или вашим работником.

    Чаще всего такие специалисты имеют свой компьютер, оргтехнику, бухгалтерские программы, а значит, от вас не потребуется за свой счет создавать рабочее место.

    Такой вариант бухгалтерского обслуживания дополнительно позволяет сэкономить на зарплате сотрудника (например, если найти его в регионе, где средняя зарплата меньше, чем в вашем). В случае с бухгалтером-ИП вам еще и не придется платить за него страховые взносы.

    Серьезным минусом этих двух вариантов бухобслуживания можно назвать зависимость от личностного фактора.

    Ваш бухгалтер может не иметь опыта в какой-то сфере учета, операции в которой вам понадобятся разово, например, оформить внешнеэкономическую сделку.

    Работник может уйти в отпуск, заболеть, попросить отгул по семейным обстоятельствам в самый неподходящий момент. Это может быть и неожиданное увольнение, расторжение договора с бухгалтером-ИП, и другие личные мотивы.

    Кстати, в этом случае взыскать материальный ущерб с бухгалтера – штатного работника будет проблематично, т.к. удержания с его зарплаты возможны только в определенных пределах.

    Ну, а преимуществом штатного бухгалтера можно назвать его постоянное присутствие на рабочем месте, к нему можно обратиться и получить ответ по вопросам учета и отчетности.

    Хранение документов и оформление первичной документации ведется в вашем офисе.

    При небольшом объеме работ бухгалтер может дополнительно осуществлять функции кадрового специалиста, кассира, секретаря, офис-менеджера, работать с договорами и т.д.

  3. Аутсорсинг бухгалтерского обслуживания набирает в последние годы все большую популярность.

    Это передача бухгалтерского обслуживания специализированным компаниям, имеющим собственное программное обеспечение, обширный опыт в разных сферах бухучета, штат специализированных сотрудников.

    Чаще всего на аутсорсинг отдают подготовку отчетности и кадровый учет, но можно выбрать любой участок бухучета или оформление отдельных документов.

    Профессиональные бухгалтерские фирмы предлагают гибкое ценообразование стоимости бухгалтерского обслуживания, и вы всегда сможете регулировать свои затраты на ведение бухгалтерии, исходя из объема нужных вам услуг.

    Передав бухгалтерию (частично или полностью) в такую фирму, вы можете не беспокоиться из-за того, что ваш бухгалтер не справится с незнакомым ему участком учета или, по какой-то причине, перестанет вести дела. Ответственность за правильность учета несет сама компания, а не отдельный специалист, а в случае чего, материальный ущерб из-за ошибок в учете будет вам полностью и своевременно возмещен.

  4. Онлайн-сервисы для ведения учета и отчетности – подходящий бюджетный вариант для самостоятельного ведения бухгалтерии при небольшом объеме хозяйственных операций и несложной системе налогообложения.

    А вот наличие работников и связанные с этим ведение кадровых документов и отчетности может серьезно осложнить для неспециалиста задачу учета.

    Кроме того, работа в онлайн-сервисах ведется без контроля профессионалов (или потребует отдельной платы за это), а значит, есть серьезный риск неправильного оформления документов, неверного толкования законодательства, нарушения графика сдачи отчетности. За все эти ошибки и возможные штрафы онлайн-сервисы ответственности не несут.

    Преимущества каждого варианта бухгалтерского обслуживания надо оценивать, исходя из вашего объема работ для бухгалтера, а здесь мы хотим привести пример сравнения стоимости услуг штатного бухгалтера и аутсорсинга бухгалтерии в партнерской сети 1С:БухОбслуживание.

Небольшая торгово-закупочная организация с тремя работниками работает в Москве на системе налогообложения УСН Доходы минус расходы.

Расчет единого налога на этом налоговом режиме близок к расчету налога на прибыль, поэтому особое значение уделяется нюансам признания расходов и оформлению подтверждающих документов.

В среднем в месяц проводится около 50 хозяйственных операций, а значит, для постоянного штатного бухгалтера имеется достаточный объем работ.

Средняя зарплата обычного бухгалтера в Москве в декабре 2014 года равна 40 тыс. рублей, а страховые взносы на эту зарплату – 12 тыс. рублей в месяц.

В год сумма этих выплат составит 624 тыс.

рублей, и если учесть, что бухгалтер уйдет в оплачиваемый отпуск, то есть отработает 11 месяцев в году, то стоимость его услуг в месяц обойдется в 56 727 рублей.

Стоимость оснащения рабочего места бухгалтера составит (по минимуму) 44 200 рублей, из расчета:

  • офисная мебель -10 тыс. рублей;
  • компьютер и оргтехника -25 тыс. рублей;
  • стоимость базовой программы 1С-Бухгалтерия – 3300 рублей;
  • стоимость годового сервиса 1С-Отчетность для Москвы – 5 900 рублей;

Теперь подсчитаем, в какую сумму обойдется аутсорсинг бухгалтерии от одного из московских партнеров 1С:БухОбслуживание при той же нагрузке: 50 операций в месяц и трех работниках. Можно выбрать два варианта тарифов:

Тарифный планСервис 1С:Бухобслуживание. ОтчетностьКомплексный сервис 1С:БухобслуживаниеОписание

Стоимость

  • Проверка данных, введенных клиентом в 1С:Бухгалтерия 3.0 в сервисе 1С:БухОбслуживание.
  • Составление регистров бухгалтерского учета.
  • Расчет налогов, формирование и сдача отчетности.
  • Устные консультации.
  • Хранение архива.
  • Сбор и контроль оформления первичных документов.
  • Ввод данных в приложение клиента в 1С:Бухгалтерия 3.0 в сервисе 1С:БО.
  • Составление регистров бухгалтерского учета.
  • Расчет налогов, формирование и сдача отчетности.
  • Кадровый учет и расчет зарплаты (только для количества работников по тарифу).
  • Устные консультации.
  • Хранение архива.
  • Услуги курьера.
3 000 рублей в квартал 18 250 рублей в месяц, с учетом 1 визита курьера

Легко подсчитать, что стоимость аутсорсинга бухгалтерского обслуживания в месяц почти в три раза меньше, чем затраты на содержание штатного бухгалтера.

Здесь, конечно, надо учесть, что комплексный сервис 1С:Бухобслуживание оказывается на основе первичных документов клиента, составление которых он должен поручить своему сотруднику.

За дополнительную плату на аутсорсинг можно передать и эту функцию, при этом оплата взимается за каждый составленный документ.

Кадровый учет большего числа работников, дополнительные визиты курьера, сопровождение налоговых проверок и другие услуги оплачиваются отдельно, и только если в них возникает необходимость.

В любом случае, экономия расходов на бухгалтерское обслуживание по сравнению со штатным бухгалтером будет существенной.

А кроме денежной экономии партнеры 1С:Бухобслуживание гарантируют обеспечение безопасности и сохранности ваших данных и материальную ответственность за качество оказанных услуг.

Вы можете бесплатно в течение месяца опробовать качество бухгалтерского обслуживания от партнёров 1С:БухОбслуживание в более чем 80 городах России: Москва, Санкт-Петербург, Брянск, Казань, Калининград, Краснодар, Нижневартовск, Нижний Новгород, Новосибирск, Пермь, Раменское, Саратов, Тольятти, Туапсе, Челябинск… Список городов постоянно расширяется, чтобы сделать бухгалтерское обслуживание доступным еще большему числу пользователей.

Бесплатное предложение включает в себя:

  • прогноз налоговых платежей до конца года;
  • создание учетной базы в 1С:Бухгалтерия 3.0;
  • создание учетной политики компании пользователя, ввод в учетную базу данных о компании, настройка справочников и т.д.;
  • ввод данных в учетную базу по документам пользователя;
  • формирование платёжных поручений на оплату счетов пользователя;
  • безлимитные устные консультации (каждая продолжительностью не более 30 минут);
  • создание приказов о приёме на работу не более 2 сотрудников и предоставление шаблонов трудовых договоров;
  • расчет заработной платы не более 2 сотрудников за первый месяц работы;
  • передача бухгалтерской информационной базы 1С (не программы) после окончания бесплатного месяца пользователю.

Источник: https://1cbo.ru/buhgalterskoe_obsluzhivanie/

Постановка бухгалтерского учета

Постановка бухгалтерского учета

Это один из главных этапов при создании серьезного предприятия (ООО) и деятельности через ИП.

Организация постановки бухгалтерского учета с нуля в организации представляет собой важнейшую задачу для любого предприятия, которое стремится к процветанию и высоким финансовым показателям.

Под данным процессом подразумевается целый комплекс специально разработанных мероприятий, которые нацелены на формирование высокоэффективной системы бухгалтерского учета, а также на профессиональную разработку ключевых показателей и принципов успешной бизнес-деятельности.

Также благодаря оптимизированной организации бухучета можно избежать и предотвратить негативные последствия, которые связаны с несоблюдением законодательных актов и контролем со стороны налоговых служб и иных фискальных органом.

Данная процедура позволит минимизировать финансовые потери.

Стоимость постановки бухучета

Базовая постановка (+ документация) от 15 000

Когда необходима постановка

  1. При создании организации.
  2. При реорганизации предприятия
  3. При выявлении систематических проблем бухгалтерского учета.

Стоит отметить разовый характер постановки бухучета.

Каждое предприятие может выбрать внедрение, как отдельных элементов, так и полной системы бухгалтерского учета.

Обратившись к профессионалам, вы получите грамотно построенную систему, которая будет учитывать специфику организации с учетом действующего законодательства общепринятого бизнес оборота.

Организация данного процесса позволит каждому руководителю действительно быстро получать достоверные и правдивые данные, касающиеся отчетов финансового характера.

Какие преимущества грамотной постановки бухучета?

Правильно организованный бухгалтерский учет характеризуется следующими преимуществами:

  • Обеспечивается существенное сокращение затрат, как временных, так и финансовых, на обработку первичных документов.
  • Значительно облегчается контроль ведения бухучета, а также составления отчетов и заполнения регистров.
  • Повышается рентабельность организации или фирмы благодаря оптимизации (сокращению) расходов.
  • Уменьшаются издержки налогового характера из-за выбора наиболее оптимальной и подходящей системы налогообложения.
  • Улучшение контроля финансовой деятельности компании позволит своевременно и грамотно принимать решения, основываясь на достоверных и объективных данных.

Этапы постановки

Процедура постановки бухучета состоит из проведения следующих ключевых этапов:

  • Обеспечение анализа бизнес-деятельности компании. Данный этап предполагает изучение особенностей организационной структуры, а также специфики фирмы.
  • Разработка рабочих планов для счетов, предназначенных для бухучета.
  • Осуществление анализа налоговых расходов и создание наиболее подходящей для фирмы налоговой политики, которая удовлетворяет требования действующего законодательства РФ.
  • Формирование наилучшей методики, предназначенной для ведения бухучета и налогового учета.
  • Создание форм отчетов первичного характера, а также регистров налогового характера.
  • Создание плана-графика для корпоративного документооборота.
  • Формирование соответствующих должностных инструкций, а также списка лиц, которые имеют право подписывать первичную документацию.
  • Проведение утверждения графика для документооборота.

Что включает в себя процедура постановки бухучета?

Стоит отметить, что данная процедура включает в себя:

  1. Создание качественной системы, отвечающей за документооборот, с помощью которой можно проводить контроль регистрации и движения документации, начиная с момента создания и заканчивая временем их исполнения.
  2. Разработка учетной политики предприятия обеспечивает создание документа, где будут зафиксированы все правила и методы, которые необходимы для грамотного проведения бухгалтерского учета.
  3. Создание кадровой политики, включая не только штатное расписание, но и инструкции должностного типа.
  4. Автоматизация бухучета позволяет минимизировать временные и финансовые растраты на ведение бухгалтерии в дальнейшем.
  5. Создание перечня счетов, отображающих данные о предприятии, в частности его хозяйственно-финансовом состоянии.

Стоимость услуги индивидуальна, так как зависит от выявленных проблем учета и объема работ переданных нам и распределенных между сотрудниками бухгалтерии предприятия.

пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://malina-group.com/postanoa-buxgalterskogo-ucheta/

Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия

Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта.

Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном.

Поэтому,  необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

  • правильная организация системы документооборота компании,
  • оптимизация бизнес-процессов,
  • IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
  • мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

  • избежать дублирование функций и дублирование документов,
  • сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

  • выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
  • освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией,  для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

  • подготовку счетов на оплату  и закрывающих документов для клиентов,
  • выписку доверенностей,
  • систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
  • распечатку счетов-фактур,
  • выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
  • подготовку актов сверок с клиентами,
  • работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи.

[attention type=green]

Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

[/attention]

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия.

Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных.

Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций.

Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

[attention type=yellow]

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом.

[/attention]

Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения.

Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта.

Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном.

Поэтому,  необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

  • правильная организация системы документооборота компании,
  • оптимизация бизнес-процессов,
  • IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
  • мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

  • избежать дублирование функций и дублирование документов,
  • сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

  • выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
  • освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией,  для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

  • подготовку счетов на оплату  и закрывающих документов для клиентов,
  • выписку доверенностей,
  • систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
  • распечатку счетов-фактур,
  • выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
  • подготовку актов сверок с клиентами,
  • работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи.

[attention type=green]

Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

[/attention]

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия.

Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных.

Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций.

Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

[attention type=yellow]

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом.

[/attention]

Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения.

Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/povysit-effektivnost-buxgalterskoj-sluzhby/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть